Как организовать офисный переезд

Переезд офиса представляется делом довольно непростым и хлопотным. Для его грамотной организации требуется целый комплекс мероприятий, способных в кратчайшие сроки обеспечить планирование, ряд подготовительных работ и, наконец, осуществить завершающий этап: офисный переезд на газели.

Что нужно сделать накануне переезда:


- обзвонить прежних клиентов и сообщить о смене адреса;


- привести в порядок всю архивную и текущую документацию;


- по возможности сам переезд запланировать на конец недели, так как в пятницу большого потока клиентов обычно не наблюдается;


- если переезд состоится в пятницу, то ближайшие выходные можно использовать с огромной пользой;


- в выходные можно сделать следующее: заняться расстановкой мебели, подключить и настроить офисную оргтехнику, привести в порядок рабочие места, выбросить мусор и другое;


- подобрать мувинговую компанию для осуществления переезда, представитель которой непременно приедет в офис и даст необходимые рекомендации, касающиеся упаковки документов и прочих предметов;


- ознакомить сотрудника мувинговой компании с новым офисом, где он уже на месте даст несколько важных советов насчет расположения мебели и обустройства рабочих мест.


Важно понимать, что мувинговая компания является необходимой мерой в целях проведения быстрого и грамотного переезда. Особенно это касается крупных фирм, имеющих в своем распоряжении большие офисные площади и внушительный штат сотрудников.


Упаковка перевозимой офисной оргтехники и документации


Данный этап работы выполняется каждым сотрудником офиса. В его распоряжение поступает несколько картонных коробок для упаковки оргтехники и документации. Тару с техникой следует обозначить надписью "осторожно" или "не кантовать", коробки с документами необходимо подписать фамилией сотрудника офиса или названием отдела, к которому данная документация имеет отношение. Архивные бумажные носители, разложенные по упаковочным коробам, помечаются годами или номерами. Как правило, подобной работой занимается работник делопроизводства.


Упаковка офисной мебели и других предметов обихода


Мебель, находящаяся в офисе, в основном разбирается на составные части, упаковывается в большие картонные короба и подписывается. Такая система позволяет в дальнейшем быстро вернуть предметы обстановки в прежнее рабочее состояние. Вся имеющаяся в офисе посуда, хрупкие предметы декора и другие мелкие изделия подлежат предварительному обертыванию в мягкую и плотную бумагу. После этого защищенные предметы складываются в коробки и подписываются надписью "осторожно" или "не ронять". Лучше всего эти коробки грузить в самую последнюю очередь.


Основные этапы работы мувинговой компании, осуществляющей офисный переезд:


1. Составление договора на оказание услуги по переезду (необязательно при переезде с частными лицами и небольшим объемом)


2. Сотрудник компании по перевозке проведет рейд старого и нового офисов.


Представитель мувинговой компании посетит старое и новое места расположения офиса, подскажет, как лучше упаковать предметы и грамотно организовать новые рабочие места.


3. Планирование.


Специалист по переезду определяет количество и тип автотранспорта, необходимый для транспортировки офисного имущества, а также необходимость услуг грузчиков.


4. Время переезда.


Зачастую многие мувинговые компании предлагают осуществить переезд офиса в ночное время суток. Это вполне оправданная мера: свободные дороги, разгрузочно-погрузочные работы не раздражают сотрудников других учреждений, лифты предоставлены грузчикам в полное распоряжение и наутро в новом офисе уже все готово к началу рабочего дня.


5. Производится уборка.


Мувинговая компания осуществляет уборку помещения, из которого был проведен переезд. Эта обязательная процедура включена в перечень работ, прописанных в договоре.